Arca Dados adota assinatura eletrônica para rastreabilidade de documentos jurídicos

O Arca Dados, repositório de dados para pesquisa da Fiocruz, acaba de estabelecer um passo importante para a segurança jurídica, gestão e preservação digital de dados de pesquisadores e da própria Fiocruz.  A partir de maio, todos os conjuntos de dados (datasets) inseridos no repositório serão associados a documentos jurídicos que formalizam as condições de uso daquelas informações. Os termos serão assinados eletronicamente no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). 

Esta é uma melhoria para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos. Por meio desta assinatura eletrônica, será possível identificar quem assina os seguintes termos do Arca Dados: de cessão de direitos, de autorização de depósito por autores e coautores e de autorização de depósito por instituições parceiras.

A adesão ao SEI fortalece a gestão, compartilhamento e abertura de dados na Fiocruz. O SEI é utilizado por toda a Fundação e permite a produção, edição, assinatura eletrônica e trâmite de documentos e processos, com atuação simultânea de vários usuários e unidades administrativas.

A coordenadora de Informação e Comunicação da Vice-presidência de Educação, Informação e Comunicação (VPEIC) da Fiocruz, Vanessa Jorge, explica que a adoção de assinatura eletrônica para processos do Arca Dados foi uma decisão do Comitê Gestor do Arca Dados. “Todo o processo decisório, tanto de planejamento, quanto de definição de estratégias de implementação do Arca Dados é feito dentro deste Comitê. É um processo de construção coletiva. No contexto jurídico, contamos com o apoio de especialistas na criação dos termos, especialmente os professores de Direito, Allan Rocha, Francisco José Tavares, Marcelo Campos d’Aguila e a equipe do Sistema de Gestão Tecnológica e Inovação (Sistema Gestec-NIT). Os documentos foram avaliados pela Procuradoria Federal da Fundação e, baseado nos apontamentos jurídico, o Comitê decidiu pela adoção do processo eletrônico via SEI", afirma a coordenadora. 

Vanessa complementa que o processo segue boas práticas em gestão de dados. “É importante fazer esta gestão integrada dos documentos da pesquisa com os termos jurídicos, cada um no seu espaço digital oficial dentro da instituição, com a possibilidade de aferição. Isso tudo é feito em conformidade com boas práticas para gestão de dados de pesquisas”, declara.

Mais facilidade para pesquisadores

Segundo a coordenadora do Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações, Lucina Matos, "o SEI proporciona uma dinâmica de trabalho compartilhado e eficiente.” Na prática, durante o processo de depósito de dados no Arca Dados, os pesquisadores e instituições parceiras irão preencher formulários-padrão dos termos (disponíveis na própria plataforma) e assinar eletronicamente os documentos.

“Ao invés de fazer isso de maneira autônoma, o pesquisador agora conta com o serviço já existente no SEI, que é o sistema para produção e gerenciamento de documentos arquivísticos da Fiocruz. Ele não precisa se preocupar com as condições do termo, ele só precisa preencher as informações da pesquisa e pessoais dele. E, além disso, o documento fica guardado de forma permanente”, diz a arquivista e membro do Comitê Gestor do Arca Dados pela Casa Oswaldo Cruz, Karina Veras.

Mais segurança jurídica para pesquisadores

O advogado e gerente da Área de Transferência e Tecnologia (Gestec/Fiocruz), Daniel Bartha, defende que, por questões legais, o pesquisador precisa validar os termos associados ao seu dataset, mas que esse processo pode ser difícil. “Suponha que um pesquisador queira depositar dados de uma pesquisa que envolve dez pessoas no Arca Dados. Pegar a assinatura de dez autores pode inviabilizar a iniciativa” afirma o gerente.
Nesse sentido, a assinatura eletrônica de documentos é um grande facilitador. “Não adianta ter todo um cuidado com a gestão de dados e com a elaboração de termos se os instrumentos jurídicos não tiverem uma assinatura válida”, diz o advogado. Com a integração do Arca Dados ao SEI, uma pessoa fica encarregada de autorizar o depósito, a partir da assinatura digital, e se responsabiliza por aquele depósito. “E como podemos garantir que a assinatura que foi feita tem validade jurídica? O SEI é uma das ferramentas viáveis para isso”, declara Bartha.

Gestão e preservação digital

Além da assinatura digital, Karina Veras diz que elaborar os termos pelo SEI fortalece a gestão de documentos e a preservação digital na Fiocruz. “O pesquisador pode não saber, mas quando faz o documento pelo SEI, já tem todo um aparato legal da gestão e preservação digital. Há uma equipe dedicada, que oferece respaldo técnico e jurídico tanto para a instituição, quanto para o pesquisador. Se não fosse pelo SEI, além do pesquisador ser responsável pela pesquisa, ele ia precisar se responsabilizar também pelo termo e pela própria gestão e preservação do termo, o que em longo prazo pode se tornar inviável” comenta a arquivista.

“Imagine que alguém em 40 anos queira usar um dado para pesquisa colocado hoje dentro do Arca Dados. Quando, em 40 anos, for usar, ele não só precisa do dado preservado, como precisa que o termo para uso também exista e esteja preservado. Agora, ele poderá usar os dados justamente porque criou um documento administrativo que viabiliza a utilização”, declara Veras. 

O que muda para quem faz pesquisa na Fiocruz?

Para quem quer depositar um conjunto de dados para pesquisa no Arca Dados, o passo a passo funciona da seguinte maneira: “o pesquisador prepara o dataset para o depósito, participa de aplicação de checklist pela curadoria e Nits, e após liberação deste grupo, assina eletronicamente os documentos administrativos relacionados ao conjunto de dados no SEI. O número do processo SEI e o número do DOI do dataset estarão relacionados nos dois sistemas”, diz Vanessa Jorge.

Isso significa que a pesquisa toda terá mais transparência e rastreabilidade dentro e fora da Fiocruz. “Estas são algumas garantias disponibilizadas pelo uso do SEI, que beneficiarão o trâmite documental de submissões ao Arca Dados”, finaliza Lucina Matos.